Rechnungen mit Excel, Word oder ähnlichen Programmen - bequem aber auch gefährlich!
Rechnungen mit Excel, Word oder ähnlichen Programmen zu schreiben scheint auf den ersten Blick sehr einfach und bequem zu sein. Außerdem kann man auf den ersten Blick einiges an Kosten sparen, da diese Programme meist sowieso vorhanden sind und man sich kein extra Programm für die Rechnungsstellung anschaffen muss.
Warum Sie Word und Excel trotzdem nicht nutzen sollten, möchten wir Ihnen in diesem Artikel kurz erläutern.
Grundsätzlich muss bei der Erstellung einer Rechnung immer sichergestellt sein, dass diese hinterher nicht mehr veränderbar ist. Das bedeutet, dass zum Beispiel eine Korrektur oder eine Stornierung der Rechnung protokolliert und nachvollziehbar sein muss.
Um dies mit Word oder Excel zu bewerkstelligen, gibt es nur zwei Wege:
1. Rechnung in Papierform
Rechnungen sind in diesem Fall nur als reiner Papierbeleg vorhanden. So können Rechnungen beispielsweise handschriftlich oder mit einer Schreibmaschine (kein Scherz, gibt es noch!) erstellt werden, da diese nachträglich nicht mehr veränderbar sind bzw. Korrekturen auf der Rechnung sichtbar sind (z.B. durchstreichen falscher Angaben). Diese Funktion kann auch Word übernehmen.
Allerdings müssen die Rechnungen dabei direkt ausgedruckt werden und die Word-Datei darf nicht gespeichert werden, auch nicht als Vorlage für zukünftige Rechnungen. Dinge wie Kundendaten oder Produkte und Leistungen müssen jedes Mal erneut eingegeben werden und es muss sichergestellt sein, dass Rechnungsnummern fortlaufend sind und nicht doppelt vergeben werden.
Neben der zu erwartenden Fehleranfälligkeit, bedeutet dies auch immer zusätzlichen Zeitaufwand, besonders wenn man viele Rechnungen an viele verschiedene Kunden schreibt. Die weitere Aufbewahrung in Papierform führt zu mehr Arbeitsaufwand, beispielsweise beim Auffinden alter Belege. Auch für eine digitale Weiterverarbeitung, z.B. im Rahmen der Buchhaltung, müssen die Rechnung erst wieder eingescannt werden. Die Zeit kann man sinnvoller nutzen!
2. Rechnungen in elektronischer Form
Sollen die Rechnungen aus Word heraus elektronisch aufbewahrt werden z.B. als PDF-Datei, wird es noch etwas komplizierter. In diesem Fall ist zwingend die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) notwendig, das die Belege revisionssicher archiviert und die Unveränderbarkeit sicherstellt.
Solche DMS sind meist relativ teuer, da sie einen großen Funktionsumfang haben und sich nicht nur auf die Archivierung von Rechnungen beschränken. Sollte ein DMS nicht bereits aus anderen Gründen im Einsatz sein, stehen Kosten und Nutzen in keinem sinnvollen Verhältnis.
Eine fehlerhafte Verarbeitung bei beiden Varianten führt dazu, dass die Buchführung nicht ordnungsgemäß ist. Im Rahmen einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt kann dadurch im schlimmsten Fall die Buchhaltung verworfen werden und Umsätze können hinzugeschätzt werden.
Die elegantere Lösung
Glücklicherweise gibt es mittlerweile mehrere Anbieter, die sich genau diesem Problem angenommen haben und kostengünstige Lösungen anbieten.
Meist handelt es sich dabei um einfach zu bedienende Online-Lösungen mit denen sich Kundendaten, Rechnungsvorlagen, offene Posten und der Zahlungsverkehr verwalten lassen. Auch werden die Rechnungen revisionssicher archiviert werden.
Auch eine digitale Weiterverarbeitung sind durch eine Export-Funktion bzw. einen Zugang für den Steuerberater problemlos möglich. Neben einer enormen Zeit- und Kostenersparnis ist man so bei einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite.
Es gibt mittlerweile viele gute Programme auf dem Markt mit unterschiedlichem Funktionsumfang. Wichtig ist bei allen, dass diese GoBD-konform arbeiten und dies am besten durch ein Zertifikat einer unabhängigen Prüfungsgesellschaft nachweisen können.
Aus unserer Sicht sehr empfehlenswert sind die Angebote von https://www.lexoffice.de/ und von https://sevdesk.de/. Mit beiden Programmen haben wir und viele unserer Mandanten bereits gute Erfahrungen gemacht.
Sollten Sie Fragen zu dem Thema haben oder Hilfe bei der Auswahl eines entsprechenden Programms haben, sprechen Sie uns gerne an!