Wir arbeiten in der SRB ja schon lange mobil und digital. Derzeit werden unsere Systeme und Prozesse einem echten Stresstest unterzogen. Schnell mal ins Büro geht ja nicht - oder zumindest nur sehr eingeschränkt. Aber: Systeme und Prozesse halten dem Druck stand und wir justieren an der einen oder anderen Stelle nach.
Vielleicht hilft es Ihnen für Ihr eigenes Unternehmen, gerade jetzt wo viele Mitarbeiter im Homeoffice sind, wenn ich beschreibe wie wir kommunizieren.
Unsere Regeln für die Kommunikation
Kommunikation in vernetzten Teams ist technisch kaum ein Problem - aber es sind einige organisatorische Regeln zu beachten, wenn es gut funktionieren soll. Unsere Regeln sind:
1. Interne emails sind verboten!
Wir kommunizieren untereinander nicht per email - die berühmte Ausnahme gibt es natürlich.
2. Keine Dateien versenden!
Dateien werden zentral gespeichert und können dort von denen, die es betrifft, direkt bearbeitet werden. Wenn man möchte, sogar gleichzeitig. Wir können also quasi mitlesen wenn ein Kollege oder Kunde in einer Excel-Tabelle oder in einem Word-Dokument etwas verändert.
Der Vorteil: Jeder hat immer die aktuellste Version vorliegen. Und weil unser System versioniert, kann man auch ältere Versionen einer Datei rekonstruieren.
3. Regeln für synchrone und asynchrone Kommunikation beachten!
Ganz einfach: je persönlicher, komplexer, emotionaler und zeitkritischer ein Sachverhalt ist, desto ungeeigneter ist jede Form von asynchroner Kommunikation!
Welche Tools auch immer Sie benutzen: Diese Regeln sind nicht abhängig von der eingesetzten Software!
Tägliche Klassiker aus meiner Praxis:
"Hallo Herr Rosenbaum, Sie warten sicher schon auf mich, ich verspäte mich um 10 Minuten" - per email. Besser: Anrufen. Die Information ist zeitkritisch und der Absender möchte ja, dass ich sie SOFORT und GESICHERT bekomme. Wenn ich sicher sein will, dass das auch geschieht: anrufen! Man kann diese Dinger, diese Smartphones, doch tatsächlich auch zum Telefonieren verwenden...
"Kann ich Sie gleich mal anrufen?" - per email oder Messenger - und Freude löst natürlich aus, wenn gleich mehrere Messenger benutzt werden. Besser: In der Kanzlei anrufen und einen Telefontermin vereinbaren. Dann ist sichergestellt, dass beide Telefonpartner auch zur selben Zeit telefonieren können. Ansonsten telefoniert man gerne mal aneinander vorbei.
Alternativ: einfach anrufen. Wenn ich nicht gerade in einer Besprechung bin, gehe ich ran.
Wenn Sie Kinder zwischen 14 und 17 haben: Bekriegen die sich auch mit Ihren Freunden auch per WhatsApp? Schauen Sie auf Facebook - da werden hochkomplexe Sachverhalte in meterlangen Posts diskutiert... das funktioniert nicht. Das kann nicht funktionieren.
Komplexität verlangt nach der Möglichkeit sofort Fragen stellen zu können, um Missverständnisse zu vermeiden, verlangt nach direkter Rede und Gegenrede, um einen Konsens oder eine schnelle Lösung finden zu können.
Und wenn es dann auch noch emotional wird, ist Mimik, Gestik, Stimme für uns Menschen elementar. "Du bist ein Idiot!" kommt geschrieben völlig anders rüber als gesprochen - eben weil ich beim Sprechen über meine Stimme Ernsthaftigkeit oder Belustigung ausdrücken kann. Emoticons sind da auch keine wirkliche Hilfe.
Ich hoffe, diese Fallstudie ist nützlich für Sie.
Im nächsten Post beschreibe ich welche Tools wir konkret einsetzen. Wenn Sie bis dahin nicht warten möchten - Sie wissen wie Sie mich erreichen... :-)
Herzliche Grüße - und bleiben Sie gesund!
Olaf Rosenbaum